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试析当前法院档案工作中应注意的问题

发布时间:2016-12-02 14:57:56


    随着司法体制改革的推进,审判的专业化进一步突显。诉讼档案作为还原审判执行全过程、记录国家司法进程、客观反映社会发展的重要专业性凭证,作为一种无法复制、无法再生的资源,其重要性显而易见。近年来,法院信息化建设突飞猛进,作为法院工作的重要组成部分,档案工作的信息化也得到了长足发展。按照最高法院和省法院要求,现各法院的诉讼档案基本已完成数字化,档案的保管、使用更加规范、便捷。但由于多种因素的影响,档案工作中的一些传统问题仍然存在,诉讼档案数字化进程中也遇到了这样那样的问题,电子卷宗的使用中同样出现了一些新的情况。现笔者试就这些问题进行分析。

一、档案工作管理制度落实不到位的问题

    最高人民法院、国家档案局2012年印发了《人民法院档案工作规定》,次年,顺应档案数字化的进程,两部门又联合下发了《人民法院诉讼档案管理办法》和《人民法院电子诉讼档案管理暂行办法》,对档案工作进行规范。国家对档案工作的重视程度不可谓不高。但在基层法院的实际工作中,档案工作的重要性有时候仅存在于字面上,法院干警甚至领导对档案工作的重要性普遍认识不足,档案工作被边缘化,在一些档案工作管理制度的落实上也存在欠缺。如实践中就出现过法官退休之后发现其仍有卷宗未归档或未归还,使卷宗长期处于失控状态的情况;借阅档案材料长期催要不还,档案部门无任何惩戒权力和手段的情况;档案员岗位变动,对案卷情况不进行详细交接,导致出现问题无法追查、无法落实责任的情况等。但对这些情况,《人民法院档案工作规定》等制度上都有相应规定,如按照要求,各级人民法院工作人员退休、调离、辞职或者变动工作岗位时,应当经档案机构清查档案归还情况后,方可办理离岗手续。但在实际操作中,很少有人会考虑到这个环节。

二、档案专业人员紧缺的问题

    开展档案工作,人是最关键的因素。但基层法院档案工作中普遍存在着人员紧缺的问题。《人民法院档案工作规定》中要求,基层人民法院设立档案科(室),具备条件的人民法院可以根据《全国档案馆设置原则和布局方案》的有关规定设立档案馆。但基层法院档案工作普遍由办公室管理,没有设立专门的档案科,这样档案人员在档案工作上缺乏上升通道,难免影响工作热情。在司法体制改革的背景下,法院行政部门的机构整合将成为趋势,设立专门的档案科也基本无望。《规定》第十一条还规定,专职档案人员以保管档案一万卷设一人为基数,每超过二万卷增配一人。在工作实践中,诉讼档案实现数字化之后,档案部门除了接收纸质卷宗,还要同时检查、接收电子卷宗,并完成电子卷宗的虚拟入库,工作量基本上翻了一番。但在基层法院案件剧增,案多人少的形势下,人员最大限度地向审执一线倾斜,根据案卷数量增配档案人员的规定几乎是形同虚设。据笔者了解,基层法院的档案工作普遍由一名正式工作人员带领几名临时聘用人员开展,在工作量与时俱进的情况下,很难实现工作质量大的提升。而且,由于临时聘用人员存在队伍不稳定,流动性强的特点,也会导致法院档案工作水平停滞不前。

三、档案库房紧缺的问题

    随着近年来案件数量的大幅提升,尤其是立案登记制实施以来案件数量的激增,纸质档案数量也呈现增速过快的趋势,档案存放场地成了问题。如笔者所在的基层法院,管辖范围和辖区人口在全市法院来讲都位居前列,诉讼档案从1946年至今已逾100000册,现虽有2个档案库房,但已经捉襟见肘。据笔者了解,其他基层法院也大多面临这样的问题。档案库房是专业用房,需考虑房屋面积、承重等多重因素,还要确保水、电、暖、安全等各外部环境均适宜,必须慎重选址。在严格控制办公用房的建设和使用的情况下,新建高标准的独立的档案保存场所和规划用于档案保存的专业场所都存在一定困难。而且,由于地方档案局库存量同样有限,将诉讼档案移交当地档案馆往往也无法实现。

四、专业培训缺失的问题

    专业培训是提升工作水平和专业化程度的有效手段。但现实是,一方面法院诉讼档案专业性极强,档案工作信息化进程极快,都需要专业的培训和指导,另一方面是针对基层法院档案人员的专业培训极其稀缺,这就导致了档案工作虽已进入信息化时代,但档案管理制度和档案工作方法水平却仍落后甚至原始。同时,档案部门和档案员是法院保密工作的重点部位和重点人员,需要及时了解保密规定,及时更新专业知识。但工作实践中,真正针对档案工作的保密培训更是少之又少。

五、档案数字化未全部实现的问题

    人民法院档案是指各级人民法院在审判工作和其他工作中形成的对国家、社会和本机关具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录,是国家档案的重要组成部分。诉讼档案、文书档案、会计档案、基建档案等都属于法院档案,当然还包括声像档案、电子档案等各种载体的档案,它们共同记录着法院工作,共同构成了法院的历史。但在各级法院档案信息化的过程中,大部分仅完成了诉讼档案的数字化,文书档案、会计档案、声像档案等都没有完成数字化。但这些历史记录使用率也不低,且这些档案多为永久保存,年代久远的纸质档案的保护也是刻不容缓,所以有必要尽快完成数字化。但由于档案数字化费用较高,对档案数字化专业企业资质要求较严的原因,大部分法院未完成这些档案的数字化。

六、档案开发利用不足的问题

    《人民法院档案工作规定》第二十八条规定,人民法院档案机构应当积极开展档案利用工作,充分发挥人民法院档案服务审判、服务社会的作用。第二十九条规定,人民法院档案机构应当充分利用信息技术手段,深入挖掘档案价值,积极开展档案编研工作,扩大档案资源的应用范围。可见,档案开发利用是让尘封的历史服务当下的一种重要手段。如今,信息化为档案的开发利用提供了更大可能,大数据也能为顶层设计、法律制定等提供参考。但实际上,各级法院尤其是基层法院,有限的档案人员把精力全部用于检查、接收纸质卷宗和电子卷宗,根本没有时间和精力去开展档案编辑、研究等深度利用的工作,法院档案服务社会也就成了空谈。

    电子卷宗的利用也存在着一定的局限性。如笔者所在的基层法院,在完成档案数字化之后,立即在诉讼服务中心开设了专门的电子档案查询窗口,方便当事人等进行查询。对外查询虽然取得了一定的效果,但目前仍无法实现与公安机关和检察部门等的衔接,无法实现案件档案信息资源的共享。而且在上级法院调卷的过程中,调取、移送的仍是纸质卷宗,不仅时间长、效率低,而且在卷宗移转的过程中,也存在着毁损的危险。

    另外,在基层法院的实际工作中,普遍存在办案法官对电子卷宗不熟悉、不习惯和不会用、不愿用的问题,导致法院进行了较大投入的档案数字化项目发挥不出其应用的作用。如案卷归档后,法官查询案件信息,还是习惯性地去查阅纸质卷宗,而实际上电子卷宗的查阅更快捷更方便。从档案工作的角度来讲,办案法官和书记员通过对电子卷宗的使用,可以起到及时发现问题、规范卷宗质量、提升归档水平的效果。

    从法院内部来讲,档案是法院审执工作的最后一个环节,至关重要;从法院外部来讲,档案又是群众了解审判工作的一个窗口,不可或缺,所以档案工作必须进一步加强。档案的形成、收集、整理、检查、利用涉及法院多个部门,是一项系统工作,从这个角度上讲,档案工作也是衡量一个法院整体工作的重要方面。解决基层法院档案工作中存在的以上这些问题,就要提升法院领导和干警对档案工作的重视程度,将档案工作真正作为事关法院发展的重要工作去谋划,去落实,同时还要深化档案工作机制建设、努力提升档案工作队伍能力素质,并从人员、资金等方面加大投入,使档案工作水平进一步提升,更好地为法院工作服务。

 

 

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